¿Qué es y cómo funciona el sistema RED de la Seguridad Social?

El sistema RED de la Seguridad Social, sistema de Remisión Electrónica de Datos, es un servicio creado y gestionado por la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) con el objetivo de facilitar la transmisión de documentación oficial y la comunicación con las empresas.

A través de este sistema telemático las empresas pueden realizar diversos trámites y enviar documentos relativos a cotización, afiliación o incapacidad temporal, notificando a la TGSS  todos los cambios y actualizaciones.

Tras la Orden ESS/484/2013, todas las empresas, agrupaciones de empresas o autónomos en condición de empresarios encuadrados en cualquiera de los regímenes de la Seguridad Social e independientemente del número de trabajadores que tengan en alta, están obligadas a utilizar este sistema.

En el caso de los trabajadores autónomos, solamente están obligados a incorporarse a este sistema quienes tengan trabajadores contratados. Además, tienen la obligación de comunicar a través del sistema RED todos los datos e información de sus empleados.

A continuación te explicamos más detalladamente cómo funciona el sistema RED de la Seguridad Social y los distintos trámites que se pueden realizar.

Cómo funciona el sistema RED de la Seguridad Social

El sistema RED de la Seguridad Social establece una conexión directa a través de internet entre las empresas y la TGSS. Para acceder a este sistema es necesario solicitar el certificado digital, o Certificado SILCON, emitido por la Autoridad de Certificación de la Seguridad Social, que garantiza la seguridad de los distintos trámites.

Autorización del sistema RED

Una vez que se obtenga el certificado digital, es necesario presentar una solicitud de autorización, para ello se debe cumplimentar el formulario FR101.

Existen dos tipos de autorizaciones que pueden solicitar tanto Personas Físicas como Jurídicas:

• Autorización para actuar en nombre propio: en caso de que el solicitante vaya a gestionar sus propios códigos de cuenta de cotización (CCC) o números de afiliación (NAF).
• Autorización para actuar en nombre de otros: en caso de que el solicitante vaya a gestionar cualquier CCC o NAF correspondientes a otras Personas Físicas o Jurídicas, puede tratarse de un tercero o de un profesional colegiado, como por ejemplo, abogados, gestores administrativos o agentes tributarios.

Además del formulario FR101, para acceder al sistema RED de la Seguridad Social también es necesario solicitar la asignación a la autorización de los CCC o NAF que se vayan a gestionar.

Todos estos trámites podrán realizarse presencialmente en la TGSS o a través del Registro Electrónico de la Sede Electrónica. A través de este enlace podrás ver todos los pasos que deben seguirse para la incorporación al sistema.

Qué tipo de trámites podemos realizar a través del sistema

El sistema RED de la Seguridad Social permite realizar diversos tipos de trámites sin necesidad de desplazarse, sin limitaciones de horario y sin filas de espera. Los ámbitos de actuación que abarca este servicio son los siguientes:

• Cotización: envío documentos de la relación nominal de trabajadores (TC2), gestión de las liquidaciones acreedoras o ingresos de cuotas mediante domiciliación o pago electrónico.
• Afiliación: acceso al Fichero General de Afiliación (FGA) a través del cual se puede informar sobre las altas, las bajas o cualquier otra variación en los datos de los trabajadores, además de consultar o solicitar informes relativos a trabajadores y empresas.
• INSS: tramitación y remisión al Instituto Nacional de la Seguridad de partes de altas, bajas médicas y de incapacidad temporal, así como la remisión de certificados de maternidad y paternidad.
• Gestión de Autorizaciones: gestión de autorizaciones relativas a CCC y NAF, así como a sus  usuarios secundarios.

Acceso al sistema RED

Para enviar documentación relativa a los TC2, el empresario o la persona autorizada debe disponer de un programa de nóminas compatible al sistema y  la aplicación WinSuite32/SILTRA, ambos software son facilitados por la Seguridad Social.

Además, también es necesario cumplir con unos requisitos técnicos, y es que para acceder al sistema es necesario disponer de un ordenador con conexión a internet y al menos 100Mb disponibles, sistema operativo Windows 7 o superior, Internet Explorer 8 o superior o Mozilla Firefox para usuarios con Certificado SILCON.

En caso de que dispongas de otro certificado igualmente válido, el sistema RED te permite acceder a través de Google Chrome o Edge. Además, también es necesario disponer de Adobe Acrobat Reader 4.0 o superior, ya que es esencial para poder visualizar la ayuda proporcionada por la TGSS y realizar la impresión de algunos documentos.

De cualquier forma, la Seguridad Social ofrece la posibilidad de realizar envíos en prácticas, sin ningún efecto sobre la base de datos de la TGSS, para facilitar la incorporación de los nuevos usuarios al sistema.

Ventajas de la utilización del sistema RED

Está claro que la comunicación a través del sistema RED entre la Seguridad Social y las empresas es mucho más rápida y conlleva numerosas ventajas:

• No es necesario presentar ninguna documentación en las oficinas de la Seguridad Social, siempre y cuando se envíen a través de este sistema.
• Respuesta inmediata de la TGSS, lo que permite al empresario saber si ha realizado correctamente los trámites.
• Las empresas pueden acceder directamente al Fichero General de Afiliación para tramitar todas las altas, bajas y variaciones de datos de los trabajadores.
• No hay limitación de horario, por lo que las empresas puede enviar información las 24 horas del día y durante todo el año.
• Las empresas estarán informadas de todas las novedades legislativas que puedan afectarle.
• Impresión de documentos directamente con huella digital desde la empresa.

Ante cualquier duda o problema que pueda surgir, tienes a tu disposición el Servicio de Atención Telefónica de la TGSS a través del 901 502 050 donde puedes entrar en contacto con las Unidades de Atención al Usuario Provinciales. Aquí te proporcionarán asesoramiento personalizado y atenderán cualquier consulta o incidencia. El horario de atención al público es de lunes a viernes de 09:00 h a 19:00 h.

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