¿Qué es un albarán?

Muchas entregas y pedidos incluyen entre los documentos un albarán, en el que se dan detalles de los productos.

¿Qué es un albarán?
Un documento mercantil que acompaña muchos envíos

Albarán es una palabra que proviene del árabe (albará) y quiere decir “prueba” o “justificante”.

Esa es exactamente la función que este documento mercantil cumple en miles de pedidos. Se utiliza como acompañante de entregas y envíos y sirve precisamente como prueba de lo que se envía, de lo que puede faltar (incluyendo el por qué) en incluso de que la entrega se completó con éxito.

Es un documento confiable que se puede usar en cualquier transferencia comercial, pero solo una vez que se comprenda su correcto uso, su importancia, los diferentes tipos que existen, sus limitaciones y los requisitos que debe cumplir.

¿Cuál es la importancia del albarán?

Aunque no tenga fines tributarios y – en teoría – solo sirva para acreditar una entrega, un albarán tiene en muchos casos tanta importancia como una factura.

Es un documento que conlleva obligaciones y que tiene validez legal. No es por casualidad que algunos proveedores trabajen con este tipo de documentos para pedidos grandes como complemento de las facturas.

¿Qué debe llevar un albarán?

Dependiendo del tipo de transacción que se haga y del estilo de trabajo de la empresa que lo utilice, puede tener diferente información. Sin embargo, todos deben tener como mínimo los siguientes datos:

  • La fecha de entrega del producto o servicio.
  • Un código que permita la identificación y archivo del documento.
  • Datos identificativos tanto de quien envía el pedido como de quien lo entrega. En este apartado debe incluirse el nombre o razón social de ambas personas (sean físicas o jurídicas), los datos de identificación, las direcciones y los números de teléfono.
  • El lugar y fecha de entrega.
  • Las cantidades de productos que se envían y referencias de los mismos.
  • Una descripción de los productos o servicios que conforman, el pedido. No es necesario que esta descripción sea demasiado extensa, pero si es necesario que contenga la información suficiente como para que quien recibe dicho pedido pueda verificar que todo esté en orden.
  • Por último, la firma de quien recibe el pedido, como comprobante de que la entrega se completó.

 

Tipos de albarán

Existen básicamente dos tipos de albarán:

  • El valorado: no suele venir acompañado de la factura y suele ser mucho más completo. Incluye (además de lo mencionado anteriormente) los precios, descuentos e impuestos que aplican para el pedido.
  • El no valorado: siempre viene acompañado de una factura y solo sirve como constancia de entrega y para dar una descripción de los productos o servicios incluidos en el pedido.

 

Diferencias entre albarán y factura

El albarán guarda muchas similitudes con la factura, y puedes comprobarlo al notar que los datos mínimos que mencionamos también están presentes en casi cualquier factura. Sin embargo, no son lo mismo.

Aunque en algunas transacciones pueda ser tan importante, hay diferencias. Estas son las más notables:

  • El albarán no es obligatorio, la factura sí.
  • Un albarán complementa a una factura, pero no la reemplaza.
  • La factura tiene fines tributarios, mientras que el albarán no.

 

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