Normas de etiqueta de un email, ¿cómo escribirlos correctamente?

Normas de etiqueta de un email: debe ser breve y conciso, con texto destacado en el asunto para captar el interés del lector y destinatarios limitados.

Normas de etiqueta de un email, ¿cómo escribirlos correctamente?
Añadir dirección de destinatarios Con Copia Oculta protege su intimidad

Las cartas en papel como medio de comunicación del día a día pasaron a mejor vida hace ya tiempo. Aún siguen utilizándose, pero más para notificaciones serias que para mantener el contacto entre dos personas. El correo electrónico ocupó su lugar. Y también surgieron así las normas de etiqueta de un email.

Suena un poco grandilocuente, pero existen. Se trata de una serie de pautas a seguir para que la comunicación electrónica entre dos profesionales sea los más adecuada posible. Limitación de destinatarios, indicar de manera concisa el Asunto, textos breves y de exposición concreta, utilización del Con Copia Oculta… Sin duda las normas de etiqueta de un email sirven para orientarnos a la hora de enviar una información determinada a una persona que a menudo no conocemos. Incluso cuando enviamos un currículum por email.
 

Principales normas de etiqueta de un email

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Limitación de destinatarios
La tecnología permite hoy en día que con un solo comunicado podamos llegar a muchísima gente. Antes había que enviar numerosas cartas a diferentes destinatarios para comunicar la información. Pero enviar un mismo email a numerosos contactos no es lo más indicado.

Más que nada porque, por experiencia propia, uno sabe lo molesto que es recibir continuamente emails que no nos interesan lo más mínimo. Si el mismo emisor nos envía continuamente ese tipo de correos electrónicos acabamos bloqueándolo y marcándolo como spam. Por este motivo, hay que seleccionar cuidadosamente a quien vamos a enviar nuestro email.


Utilización de Con Copia Oculta
Cuando son varios los destinatarios del correo electrónico y no queremos que sus direcciones sean vistas por los demás, debemos hacer uso de la opción Cco, que significa Con Copia Oculta.

De esta manera protegeremos la privacidad de estos destinatarios, incluso para los hackers, los cuales suelen atacar este tipo de correos para obtener direcciones de emails.
 
Escribir el Asunto de manera concreta y atractiva
Cuanto más concreto y atractivo redactemos el Asunto del mensaje más fácil será que el destinatario abra el correo electrónico. Dentro de las normas de etiqueta de un email debemos tener claro que jamás debemos enviar un correo electrónico sin asunto. Las posibilidades de que sea leído se reducen considerablemente.
 
Texto del email breve y conciso
La clave a la hora de escribir la información del email es ser lo más breve posible y conciso en la exposición del contenido. Entre cincuenta y ciento veinticinco palabras es lo más recomendable. Si hacen falta más entonces será más apropiado tener una conversación telefónica o una reunión personal.
 

Normas de etiqueta de un email antes de enviar

Si todas las recomendaciones anteriores ya las hemos realizado y estamos a punto de enviar el email, antes de realizar esta acción debemos chequearlo:

  • Comprobar que dirección, asunto y texto están correctos. También es fundamental chequear, en el caso de querer adjuntar un archivo, si de verdad lo hemos hecho.
  • Respecto a los textos, hay que intentar que sean de párrafos cortos (máximo tres líneas) y poner alguna que otra negrita para destacar algo.
  • Un repaso ortográfico siempre es fundamental, pues da muy mala imagen encontrar una falta de ortografía en un mensaje.

 

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