Gestión documental: consejos para manejar tus documentos y contratos

Las consultoras de gestión documental y el software especializado son la mejor solución, pero existen otros aspectos importantes que nos pueden ayudar en la administración de documentos.

Gestión documental: consejos para manejar tus documentos y contratos
5 consejos para mejorar la productividad de tu empresa

La gestión documental es uno de los aspectos más importantes de una empresa. Una sección que también requiere de visión estratégica, ya que no se trata solo de almacenar y conservar los documentos, sino de poder acceder a ellos de manera fácil, eficiente y rentable.

En la mayoría de las empresas, los documentos son un elemento clave y de gran valor para el negocio. Sin embargo, se trata de un trabajo que requiere tiempo y un desempeño estratégico.

Actualmente, las empresas recurren a consultoras especializadas que ofrecen servicios de control y gestión de documentos. Pero también existen diversos programas informáticos creados para facilitar esta tarea no solo a las grandes empresas, sino también a pymes y a autónomos.

Si en el caso de tu empresa la gestión documental es una tarea pendiente, a continuación te damos algunos consejos que te ayudarán a optimizarla y, por tanto, a mejorar la productividad.

5 consejos mejorar la gestión documental de tu empresa


1. Software de gestión documental

Es fundamental contar con un sistema de gestión documental y lo más recomendable es usar un software especializado que nos ayude en esta tarea. Opta por uno que sea intuitivo y fácil de utilizar, de este modo conseguirás que los usuarios se involucren y se adapten más rápidamente al nuevo sistema.

Si el software permite el trabajo colaborativo, todavía será más fácil gestionar el tratamiento de la documentación y los diferentes procesos de trabajo.

A pesar de disponer de un software de gestión de documentos, nunca viene mal contar con el asesoramiento de una empresa especializada que nos pueda ayudar a optimizar nuestra estrategia.

2. Simplicidad

Piensa que la gran parte del tiempo se invierte en crear, buscar, editar o trasladar documentos. De este modo, un sistema de gestión debe principalmente ahorrarnos tiempo, y para ello debe primar la simplicidad.

Simplificar el uso del software o de nuestro sistema de gestión es crucial para evitar documentos en duplicado, extravíos o cualquier otro tipo fallo humano que derive en confusión y nos haga perder todavía más tiempo.

Un ejemplo de ello es que muchas veces las normas establecidas en el sistema electrónico no son las mismas para el soporte de papel. En caso de que la empresa deba conservar el soporte tradicional, conviene que ambos se rijan por las mismas normas.

3. Responsables

También conviene tener personas encargadas de supervisar el sistema de gestión documental, así como su uso y la información que va siendo almacenada.

De esta forma, conseguiremos analizar la eficacia de nuestro proceso de gestión y sabremos si se están cumpliendo o no los objetivos previstos. Recuerda que toda esta gestión supone un coste para la empresa y debemos optimizarla al máximo.

4. Clasificación y control

Es importante que la información siga un patrón de clasificación que facilite el control y la búsqueda de documentos.

Registrando todas las fechas tanto de entrada como de modificación, será más fácil evitar el fraude o cualquier fallo en la gestión de archivos.

Además, el sistema de gestión de documentos también debe incluir un sistema de seguridad para favorecer el control y la confidencialidad de la documentación que se almacena. Esto con los programas de software actuales no supone un problema.

5. Distribución

Otro problema habitual es que los datos y archivos suelen ir pasando de un departamento a otro, y va de unas manos a otras sin un control ni protocolo determinado, lo que puede derivar en fallos en la gestión documental.

Por ello, es fundamental distribuir el flujo de documentos siguiendo un proceso lógico y estratégico, y que nos permita saber cuándo y qué personas o departamento tienen que visualizar, editar o validar un documento.

 

Recuerda que un sistema de gestión documental inteligente y eficiente beneficiará directamente a la organización interna de la empresa, y ayudará a mejorar la productividad de la empresa.

 

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